Curso de ChatGPT para Tareas Administrativas — para tu equipo

Construcción de un operating model claro para decidir cómo entra ChatGPT en la preparación, ejecución y cierre del evento.

Revisión de las fases del evento desde la perspectiva administrativa: briefing, planificación, proveedores, convocatoria, ejecución y reporting.

Trabajo sobre cómo repartir qué hace la persona, qué hace el equipo y qué puede acelerar ChatGPT.

Preparación de un flujo donde la IA apoye sin añadir pasos innecesarios ni duplicar trabajo.

Detección de cuellos de botella actuales en el área de eventos que pueden aliviarse con buenas rutinas de IA.

Revisión de handoffs entre administración, comunicación, protocolo, marketing, dirección y operaciones del evento.

Construcción de un sistema que permita reaprovechar materiales y decisiones entre eventos similares.

Preparación de un modelo de ownership para prompts, plantillas y proyectos dentro del equipo.

Trabajo sobre cómo medir si el uso de ChatGPT está generando más orden y no solo más texto.

Taller de diseño del operating model de ChatGPT para un área real de eventos.

Uso de Projects para agrupar chats, archivos, instrucciones y materiales de un mismo evento en un solo lugar.

Construcción de proyectos separados por evento, cliente interno, tipo de acto o línea recurrente de trabajo.

Revisión de cómo un Project reduce la repetición de contexto entre conversaciones relacionadas.

Preparación de instrucciones específicas por proyecto para que ChatGPT responda con más foco administrativo.

Trabajo sobre archivos de apoyo dentro del proyecto: agendas, presupuestos, contratos, cronogramas, listados y briefings.

Detección de cuándo conviene crear un proyecto nuevo y cuándo es mejor reutilizar uno ya existente.

Construcción de una nomenclatura consistente para proyectos de eventos que facilite continuidad y búsqueda.

Preparación de un sistema de trabajo para eventos con alta rotación y eventos recurrentes.

Revisión de buenas prácticas para no mezclar materiales de distintos actos en el mismo contexto.

Taller de diseño completo de un Project como centro de mando de un evento.

Transformación de peticiones vagas en prompts claros con objetivo, formato, tono y criterio de calidad.

Construcción de plantillas reutilizables para correos, minutas, actas, checklists, briefings y seguimientos.

Revisión de cómo definir instrucciones que hagan a ChatGPT más útil para el área de eventos y menos genérico.

Preparación de plantillas por fase del evento para reducir improvisación administrativa.

Trabajo sobre prompts para estructurar información, detectar huecos y convertir materiales dispersos en entregables.

Detección de prompts que generan respuestas bonitas pero poco accionables en entorno corporativo.

Construcción de una librería viva de prompts por tipología de evento y necesidad operativa.

Preparación de variaciones de estilo para dirección, proveedores, ponentes, asistentes y equipo interno.

Revisión de cómo refinar un prompt a varias iteraciones sin perder tiempo.

Taller de creación de un banco de prompts de alto uso para eventos corporativos.

Uso de carga de archivos para trabajar con contratos, propuestas, presentaciones, documentos de sala, presupuestos y hojas de asistentes.

Construcción de flujos donde ChatGPT resume, compara, extrae datos o reorganiza documentos administrativos del evento.

Revisión de qué formatos de archivo conviene usar y cómo preparar mejor el material antes de subirlo.

Preparación de un sistema de documentación viva para cada evento dentro de ChatGPT.

Trabajo sobre cómo transformar múltiples archivos en un resumen ejecutivo o en una lista de tareas.

Detección de archivos mal preparados que generan respuestas pobres o ambiguas.

Construcción de una lógica documental para no depender del historial mental del organizador.

Revisión del uso de la Library para recuperar archivos creados o subidos previamente y reutilizarlos en nuevos chats.

Preparación de un circuito de mejora continua del conocimiento administrativo del área.

Taller de trabajo documental completo con archivos de un evento.

Comprensión del papel actual de las apps de ChatGPT para llevar herramientas y datos al flujo de trabajo.

Revisión de casos donde conviene conectar Google Drive, correo, calendario u otras apps para preparar un evento.

Construcción de prompts orientados a buscar, consultar y trabajar más rápido con información repartida en varios sistemas.

Preparación de flujos de uso cuando el equipo ya trabaja con Drive, Outlook, Calendar o documentación compartida.

Detección de cuándo conviene usar apps conectadas y cuándo es más seguro trabajar con archivos cargados manualmente.

Trabajo sobre acceso a documentos, calendarios y materiales de soporte desde una lógica de productividad administrativa.

Revisión de cómo las apps pueden combinarse con Projects y con archivos subidos para dar más contexto a ChatGPT.

Construcción de buenas prácticas para no abrir más fuentes de información de las necesarias.

Preparación de prompts listos para consultar datos y documentos del evento en herramientas conectadas.

Taller de diseño de flujo con apps conectadas aplicadas a un caso de organización de eventos.

Uso de Deep research para analizar opciones de sedes, proveedores, formatos de evento, comparativas y benchmarks.

Construcción de preguntas de investigación más útiles para obtener informes accionables y no respuestas genéricas.

Revisión de cómo combinar archivos del evento con investigación web para decidir mejor.

Preparación de estudios comparativos de hotel, venue, catering, producción técnica, audiovisual o staffing.

Trabajo sobre criterios de evaluación que conviene incluir en una investigación previa a decisión.

Detección de cuándo una investigación necesita más alcance y cuándo necesita más foco operativo.

Revisión de cómo pedir informes documentados con estructura útil para dirección o comité.

Construcción de prompts para análisis de competencia, tendencias de formatos y referencias de experiencia.

Preparación de resúmenes comparativos para acelerar la selección de proveedores.

Taller de investigación completa sobre una decisión crítica de evento.

Uso de ChatGPT para redactar correos más claros, mejor estructurados y adaptados al tipo de interlocutor.

Construcción de plantillas para save the date, invitación formal, confirmación, recordatorio y cambios de última hora.

Revisión del tono adecuado según sea comunicación a dirección, proveedor, staff, ponente o invitado.

Preparación de asuntos, preheaders y cuerpos de email orientados a apertura y acción.

Trabajo sobre cómo resumir instrucciones complejas en mensajes operativos fáciles de ejecutar.

Detección de correos ambiguos o demasiado largos que complican la gestión del evento.

Construcción de secuencias de seguimiento administrativo antes de la fecha del acto.

Preparación de mensajes para WhatsApp, SMS o chat interno cuando el canal exija brevedad.

Revisión de la coherencia entre invitación, agenda, venue y mensajes posteriores.

Taller de redacción de la comunicación completa de un evento corporativo.

Uso de ChatGPT para estructurar agendas ejecutivas, escaletas internas y cronogramas detallados de evento.

Construcción de run sheets por bloques, responsables, tiempos, dependencias y puntos críticos.

Revisión de diferencias entre agenda para asistentes, agenda interna y minutado operativo.

Preparación de documentos de ejecución por sala, por equipo o por momento del evento.

Trabajo sobre cómo convertir una lluvia de ideas desordenada en una secuencia temporal clara.

Detección de huecos de agenda, riesgos de timing y solapamientos antes de publicar el plan.

Construcción de cronogramas con distintos niveles de detalle según destinatario.

Preparación de versiones simplificadas para dirección y versiones ampliadas para producción.

Revisión de cómo actualizar rápidamente la agenda cuando cambian horarios o participantes.

Taller de diseño completo del run of show de un evento presencial o híbrido.

Uso de ChatGPT para estructurar presupuestos por categorías, partidas, escenarios y versiones.

Construcción de comparativas entre proveedores o entre opciones de coste/impacto.

Revisión de cómo convertir presupuestos desordenados en documentos más comprensibles para aprobación.

Preparación de escenarios base, optimizado y contingencia para toma de decisiones.

Trabajo sobre el lenguaje correcto para presentar variaciones, sobrecostes y ahorros.

Detección de incoherencias, duplicidades o huecos en partidas económicas del evento.

Construcción de plantillas de solicitud, comparación y validación presupuestaria.

Preparación de resúmenes ejecutivos de coste para responsables no operativos.

Revisión de cómo acompañar cifras con explicaciones claras de impacto y necesidad.

Taller de estructuración económica completa de un evento con apoyo de ChatGPT.

Uso de ChatGPT para preparar solicitudes, resúmenes comparativos y matrices de decisión de proveedores.

Construcción de fichas de proveedor con alcance, riesgos, dependencias y puntos de control.

Revisión de contratos, propuestas y correos para extraer cláusulas, fechas y compromisos clave.

Preparación de documentos de adjudicación, validación y seguimiento administrativo.

Trabajo sobre cómo resumir distintos presupuestos y ofertas en un formato comparable.

Detección de vacíos habituales en propuestas de venue, catering, audiovisuales, azafatas o transporte.

Construcción de checklists de seguimiento por proveedor antes y durante el evento.

Preparación de preguntas de aclaración antes de cerrar compras o confirmaciones.

Revisión de criterios objetivos para apoyar decisiones de compras del evento.

Taller de gestión comparativa y administrativa de un pool de proveedores.

Uso de ChatGPT para organizar listados, segmentaciones y comunicaciones diferenciadas de asistentes.

Construcción de flujos administrativos para confirmaciones, no-shows, VIPs, speakers, staff y proveedores.

Revisión de cómo transformar una base de datos en mensajes o tareas más claras para el equipo.

Preparación de listados útiles para acreditación, seating, transfers, hospitality y control de acceso.

Trabajo sobre cómo detectar inconsistencias en nombres, empresas, cargos o estados de confirmación.

Detección de necesidades especiales y gestión de excepciones antes del día del evento.

Construcción de mensajes distintos según segmento de invitado o nivel de atención requerido.

Preparación de documentación administrativa para recepción y control in situ.

Revisión de cómo mantener actualizado el estado de cada asistente sin desorden documental.

Taller de preparación integral del flujo de asistentes de un evento.

Uso de ChatGPT para elaborar briefings claros para staff, sala, dirección, speakers y proveedores.

Construcción de fichas de ponente con agenda, tiempos, logística y necesidades específicas.

Revisión de guiones de maestro de ceremonias, aperturas, cierres y mensajes institucionales.

Preparación de documentos de coordinación por perfil: recepción, técnica, protocolo, hospitality o producción.

Trabajo sobre cómo convertir información dispersa en un briefing operativo y breve.

Detección de lagunas habituales en documentos de coordinación que generan errores el día del evento.

Construcción de checklists por rol y por franja horaria.

Preparación de guiones y fichas de escena para ayudar a la ejecución.

Revisión de la coherencia entre agenda, guion, señalética y atención al invitado.

Taller de creación completa de los documentos de coordinación de un evento.

Uso de ChatGPT para estructurar itinerarios, fichas de viaje y necesidades de movilidad de ponentes o invitados.

Construcción de documentos claros para hoteles, transfers, pick-up, acreditaciones y atención preferente.

Revisión de hospitality packs y de la secuencia completa de acogida de invitados relevantes.

Preparación de listados y comunicaciones para llegadas, salidas y puntos de encuentro.

Trabajo sobre cómo coordinar detalles logísticos sin perder trazabilidad.

Detección de fallos habituales en itinerarios, timings y traslados antes de que se conviertan en incidencias.

Construcción de plantillas de seguimiento para viajeros, speakers y perfiles VIP.

Preparación de mensajes de confirmación y de contingencia para movilidad y alojamientos.

Revisión de la lógica de protocolo operativo para orden de atención y prioridad en el evento.

Taller de diseño de la documentación completa de hospitality y travel para un acto corporativo.

Uso de ChatGPT para convertir una planificación optimista en una planificación robusta con contingencias.

Construcción de matrices simples de riesgo por proveedor, timing, asistencia, tecnología y venue.

Revisión de escenarios alternativos ante retrasos, fallos técnicos, no-shows o cambios de agenda.

Preparación de planes B, mensajes alternativos y checklists de contingencia.

Trabajo sobre cómo detectar dependencias críticas y puntos frágiles del evento.

Detección de aprobaciones que conviene cerrar con antelación para no tensionar la última semana.

Construcción de un sistema de control previo a ejecución con hitos y responsables.

Preparación de documentos de validación y autorización para dirección o cliente interno.

Revisión de cómo usar ChatGPT para anticipar omisiones y preguntas incómodas antes de ejecutar.

Taller de diseño de mapa de riesgos y contingencias de un evento.

Uso de Canvas para revisar, reescribir y editar documentos largos relacionados con el evento.

Construcción de checklists vivas, planes de trabajo, guiones y documentos de apoyo con revisión iterativa.

Revisión de cómo Canvas ayuda a trabajar entregables que necesitan varias pasadas y feedback humano.

Preparación de documentos colaborativos más claros a partir de materiales brutos.

Trabajo sobre la diferencia entre pedir una respuesta en chat y trabajar un entregable largo con edición estructurada.

Detección de casos donde Canvas mejora mucho la calidad del trabajo administrativo.

Construcción de un flujo de refinado documental desde borrador hasta versión utilizable.

Preparación de variantes de un mismo documento para diferentes stakeholders.

Revisión de cambios y versiones anteriores cuando el entregable evoluciona.

Taller de trabajo completo en Canvas sobre un documento clave del evento.

Uso de Tasks para que ChatGPT ejecute recordatorios o acciones programadas ligadas a hitos del evento.

Construcción de rutinas recurrentes para revisión de pendientes, seguimiento de proveedores o comprobación de material.

Revisión de tareas puntuales y recurrentes como apoyo al calendario administrativo.

Preparación de automatizaciones ligeras para resúmenes diarios o semanales de estado.

Trabajo sobre qué tareas tiene sentido programar y cuáles conviene seguir gestionando manualmente.

Detección de oportunidades de ahorro de tiempo mediante recordatorios proactivos.

Construcción de un sistema de seguimiento que no dependa solo de memoria humana.

Preparación de prompts programados para verificar riesgos, bloqueos o elementos pendientes.

Revisión de cómo las tareas encajan con agenda, proyectos y documentación del evento.

Taller de configuración de tareas para el ciclo completo de un evento.

Uso de ChatGPT para convertir notas y grabaciones de reuniones en resúmenes operativos y accionables.

Construcción de minutas claras con acuerdos, responsables, plazos y decisiones.

Revisión de cómo transformar brainstorms o reuniones de coordinación en planes más ordenados.

Preparación de resúmenes ejecutivos y resúmenes operativos a partir de una misma conversación.

Trabajo sobre el valor de capturar bien la información oral en fases críticas del evento.

Detección de omisiones habituales cuando las minutas se redactan tarde o sin estructura.

Construcción de formatos estándar para actas de comité, reunión interna y reunión con proveedor.

Preparación de versiones resumidas para dirección y versiones ampliadas para equipo.

Revisión de cómo convertir transcripción en tareas concretas y no solo en texto resumido.

Taller de transformación de una reunión de eventos en acta y plan de acción.

Uso de ChatGPT para consolidar aprendizajes, incidencias, métricas y decisiones tras el evento.

Construcción de informes postevento para dirección, marketing, comunicación o área organizadora.

Revisión de cómo convertir feedback disperso en insights más accionables.

Preparación de documentos de cierre con hitos, desviaciones, puntos fuertes y mejoras.

Trabajo sobre la importancia de capturar conocimiento reutilizable para futuros eventos.

Detección de patrones repetidos de error o mejora en varios eventos.

Construcción de plantillas de debrief y de postmortem operativo del acto.

Preparación de versiones breves y versiones completas del reporting posterior.

Revisión de cómo incorporar materiales, correos y minutas al cierre del proyecto.

Taller de cierre documental completo de un evento corporativo.

Delimitación de tareas aptas para apoyo de IA y tareas que requieren revisión humana obligatoria.

Trabajo sobre uso prudente de datos de invitados, contratos, presupuestos y documentos sensibles.

Revisión de buenas prácticas para no delegar decisiones críticas sin validación.

Preparación de una política interna de uso de ChatGPT dentro del área de eventos.

Detección de errores típicos cuando se confía demasiado en el primer borrador.

Construcción de criterios de calidad para validar textos, agendas, cifras y mensajes antes de enviarlos.

Trabajo sobre minimización de datos y prudencia documental dentro del flujo de trabajo.

Revisión de cuándo conviene usar chat temporal o limitar memoria contextual.

Preparación de una cultura de revisión, contraste y responsabilidad sobre el uso de la IA.

Taller de diseño de pautas internas de gobernanza para ChatGPT en eventos.

Selección de un evento real o anonimizado con suficiente complejidad administrativa para justificar un uso intensivo de ChatGPT.

Diagnóstico del punto de partida del equipo y de las tareas que hoy consumen más tiempo y generan más fricción.

Diseño del Project del evento con sus instrucciones, archivos, plantillas y flujo de trabajo asociado.

Construcción de prompts, checklists, correos, agendas, presupuestos y documentación operativa completa.

Definición de tareas programadas, investigación, reporting y circuitos de revisión humana.

Preparación de materiales de seguimiento para asistentes, proveedores, dirección y equipo interno.

Integración de archivos, apps o notas de reunión cuando el caso lo requiera.

Medición del ahorro potencial de tiempo, mejora de orden y calidad documental del proceso.

Presentación del caso con enfoque administrativo, operativo y de adopción real por parte del equipo.

Entrega de un blueprint reusable para aplicar ChatGPT a futuros eventos corporativos.