Curso de Microsoft Project para tu equipo de proyectos

Diferenciar proyecto, programa, cartera, fase, entregable, tarea, hito, paquete de trabajo y actividad recurrente.

Traducir objetivos de negocio en entregables planificables y medibles.

Diseñar una estructura de desglose del trabajo que permita seguimiento y reporting.

Evitar planes basados en listas caóticas de tareas sin jerarquía ni dependencias.

Definir alcance, restricciones, supuestos, responsables, fechas clave y criterios de finalización.

Separar planificación inicial, planificación aprobada, ejecución real y replanificación.

Entender la relación entre alcance, plazo, coste, calidad, recursos y riesgo.

Identificar errores habituales: tareas demasiado grandes, fechas manuales excesivas y dependencias inexistentes.

Crear criterios para estimar duración, esfuerzo y secuencia de trabajo.

Realizar ejercicio de conversión de un caso de negocio en estructura inicial de proyecto.

Crear tareas manuales y automáticas entendiendo cuándo utilizar cada enfoque.

Organizar tareas en fases mediante sangrías, tareas resumen y estructura jerárquica.

Crear hitos para entregas, aprobaciones, reuniones clave, validaciones y cierres de fase.

Nombrar tareas con verbos de acción y entregables claros.

Evitar tareas ambiguas como “gestión”, “seguimiento” o “varios” sin resultado definido.

Crear duraciones realistas sin confundir duración calendario y esfuerzo de trabajo.

Establecer tareas recurrentes cuando el proyecto incluye comités, revisiones o seguimientos periódicos.

Usar notas, vínculos e información adicional para documentar tareas importantes.

Revisar la calidad del plan con criterios de claridad, trazabilidad, tamaño y secuencia.

Realizar ejercicio de creación de una EDT completa para un proyecto corporativo.

Crear vínculos entre tareas usando dependencias fin-comienzo, comienzo-comienzo, fin-fin y comienzo-fin.

Aplicar adelantos y retrasos cuando la realidad del proyecto lo justifica.

Diferenciar dependencia lógica, dependencia externa, dependencia contractual y dependencia por disponibilidad de recurso.

Analizar cómo las dependencias afectan al cronograma y a la fecha final del proyecto.

Usar restricciones con cautela para no bloquear artificialmente el plan.

Identificar tareas críticas y comprender por qué condicionan la fecha de finalización.

Interpretar margen total, margen libre y tareas no críticas.

Ajustar dependencias para reflejar una secuencia realista de ejecución.

Evitar introducir fechas manuales cuando la relación entre tareas puede calcular el calendario.

Realizar ejercicio de construcción y análisis de ruta crítica sobre un proyecto complejo.

Comprender el papel de los calendarios en el cálculo automático del cronograma.

Configurar calendario estándar, jornadas laborales, festivos, turnos y excepciones.

Diferenciar calendario del proyecto, calendario de tarea y calendario de recurso.

Ajustar disponibilidad cuando existen equipos con horarios distintos, países o calendarios especiales.

Configurar tareas que deben ejecutarse fuera del calendario estándar.

Analizar el impacto de vacaciones, festivos, turnos o jornadas parciales sobre el plazo final.

Evitar estimaciones que ignoran días no laborables o disponibilidad real.

Crear calendarios reutilizables para tipos de proyecto o departamentos.

Validar que el cronograma refleja la realidad laboral de la organización.

Realizar ejercicio de planificación con festivos, turnos y calendarios de recursos.

Crear recursos de trabajo, recursos materiales y recursos de coste.

Definir disponibilidad, unidades máximas, calendarios, tarifas estándar y costes por uso.

Asignar recursos a tareas entendiendo el impacto sobre duración, trabajo y coste.

Diferenciar duración, trabajo y unidades de asignación.

Analizar cómo Project recalcula el plan al modificar recursos o esfuerzo.

Detectar tareas sin responsable, recursos sobreasignados y cargas poco realistas.

Aplicar recursos genéricos para planificación temprana y recursos nominativos para ejecución.

Gestionar equipos internos, proveedores, consultores, perfiles técnicos y recursos compartidos.

Evitar convertir el plan en una microgestión individual innecesaria.

Realizar ejercicio de creación de pool de recursos y asignación a tareas del proyecto.

Comprender los tipos de tarea: duración fija, unidades fijas y trabajo fijo.

Entender la programación condicionada por esfuerzo y su impacto al añadir recursos.

Analizar la fórmula entre duración, trabajo y unidades.

Elegir el tipo de tarea adecuado según el caso: trabajo técnico, espera, revisión, reunión o entrega externa.

Evitar cambios inesperados de duración al asignar o retirar recursos.

Configurar tareas para mantener control sobre esfuerzo estimado y duración real.

Interpretar diferencias entre trabajo planificado, trabajo real y trabajo restante.

Ajustar asignaciones sin distorsionar el calendario.

Crear criterios corporativos para tipos de tarea por naturaleza de actividad.

Realizar ejercicio de ajuste de tareas con distintos tipos y recursos asignados.

Detectar recursos sobreasignados mediante vistas, indicadores y gráficos.

Analizar causas de sobreasignación: solapamiento, disponibilidad, calendario, dependencia o estimación errónea.

Usar vistas de Uso de recursos y Gráfico de recursos para revisar carga.

Aplicar nivelación manual para conservar control sobre decisiones de planificación.

Usar nivelación automática con criterios definidos y revisando sus efectos.

Diferenciar retrasar tareas, cambiar dependencias, aumentar recursos o reducir alcance.

Revisar impacto de la nivelación sobre ruta crítica y fecha final.

Evitar resolver sobreasignaciones ocultando el problema con unidades irreales.

Preparar informe de capacidad para dirección o PMO.

Realizar ejercicio de resolución de sobreasignaciones en un equipo limitado.

Configurar tarifas de recursos, costes fijos, costes por uso y costes materiales.

Calcular coste total del proyecto a partir de tareas, recursos y duraciones.

Diferenciar coste previsto, coste real, coste restante y variación de coste.

Crear presupuestos y asociarlos al plan de trabajo.

Analizar impacto económico de retrasos, recursos adicionales y cambios de alcance.

Revisar costes por fase, recurso, entregable, categoría o proveedor.

Crear vistas y tablas de coste para seguimiento financiero.

Exportar o preparar información para control de gestión.

Evitar que Project sustituya al ERP financiero cuando solo debe dar visión de planificación.

Realizar ejercicio de planificación económica y análisis de desviación de costes.

Comprender qué es una línea base y por qué debe guardarse tras aprobar el plan.

Guardar línea base de proyecto completo o partes concretas.

Actualizar porcentaje completado, trabajo real, duración real y fechas reales.

Diferenciar avance físico, avance temporal y avance económico.

Analizar desviaciones frente a línea base en fechas, trabajo, coste y duración.

Registrar cambios sin perder la historia de planificación aprobada.

Actualizar el proyecto de forma periódica con un procedimiento consistente.

Evitar manipular el plan para que parezca que avanza mejor de lo real.

Preparar ciclo de seguimiento semanal o quincenal con responsables y evidencias.

Realizar ejercicio de seguimiento de proyecto con línea base y desviaciones.

Usar vistas estándar para analizar tareas, recursos, costes, calendario y seguimiento.

Crear tablas personalizadas con columnas relevantes para cada tipo de informe.

Aplicar filtros para tareas críticas, retrasadas, sin responsable, completadas o con desviación.

Crear grupos por fase, responsable, prioridad, departamento, estado o tipo de entregable.

Configurar campos personalizados para semáforos, categorías, riesgos, prioridades o indicadores internos.

Usar fórmulas simples para automatizar señales de alerta dentro del plan.

Crear vistas específicas para dirección, PMO, equipo técnico y cliente.

Guardar vistas reutilizables en plantillas corporativas.

Evitar saturar el plan con campos que nadie mantiene ni consulta.

Realizar ejercicio de creación de panel de control mediante vistas y campos personalizados.

Usar informes integrados de Project para comunicar avance, costes, recursos y trabajo pendiente.

Crear dashboards orientados a dirección con fechas clave, hitos, desviaciones y riesgos.

Diseñar informes para PMO con carga de recursos, ruta crítica, costes y progreso por fase.

Preparar informes para equipos operativos con tareas próximas, bloqueos y responsables.

Adaptar nivel de detalle según audiencia: dirección, cliente, equipo, finanzas o proveedor.

Exportar información a PDF, Excel o PowerPoint cuando el proceso lo requiere.

Usar informes visuales conectados con Excel o Power BI si la organización lo permite.

Evitar informes decorativos sin decisiones asociadas.

Crear narrativa ejecutiva: situación, desviación, causa, impacto y acción recomendada.

Realizar ejercicio de informe ejecutivo mensual de proyecto.

Incorporar riesgos como elementos conectados con tareas, fases, fechas y recursos.

Diferenciar riesgo, problema, cambio, dependencia externa y decisión pendiente.

Registrar impacto de cambios sobre cronograma, coste, alcance y recursos.

Crear tareas o hitos específicos para acciones de mitigación.

Gestionar buffers, márgenes y planes de contingencia con criterios transparentes.

Preparar escenarios de cambio para evaluar alternativas antes de aprobarlas.

Vincular decisiones del comité a ajustes concretos del plan.

Evitar cambios informales que no quedan reflejados en la línea base o el seguimiento.

Crear vista de riesgos y cambios conectada al cronograma.

Realizar ejercicio de gestión de cambio aprobado y actualización del plan.

Comprender cuándo un único archivo de Project deja de ser suficiente.

Gestionar proyectos relacionados, dependencias externas y entregables compartidos.

Crear proyectos maestros y subproyectos cuando se trabaja con Project de escritorio.

Analizar hitos comunes, recursos compartidos y conflictos entre iniciativas.

Usar vistas de cartera cuando la organización trabaja con planes premium o herramientas corporativas.

Priorizar iniciativas según capacidad, valor, riesgo, urgencia y dependencias.

Identificar sobrecarga de equipos provocada por proyectos simultáneos.

Preparar reporting multiproyecto para PMO o dirección.

Evitar que cada jefe de proyecto planifique de forma incompatible con el resto.

Realizar ejercicio de consolidación de varios proyectos con hitos y dependencias comunes.

Entender la relación actual entre Microsoft Project, Planner, Teams y tareas de Microsoft 365.

Diferenciar planificación avanzada de proyecto y gestión colaborativa del trabajo del equipo.

Crear planes colaborativos en Planner cuando el nivel de complejidad no requiere Project de escritorio.

Usar Teams como espacio de conversación, coordinación, reuniones y documentación del proyecto.

Vincular archivos, actas, entregables y documentación en SharePoint.

Definir qué información debe vivir en Project y qué información debe vivir en Planner o Teams.

Evitar duplicar tareas en varias herramientas sin criterio de sincronización.

Diseñar un modelo de colaboración para equipos mixtos: PM, equipo técnico, dirección y cliente interno.

Crear rutinas de actualización del plan y seguimiento colaborativo.

Realizar ejercicio de coordinación de proyecto usando Project, Planner, Teams y SharePoint.

Crear plantillas de proyecto para tipos recurrentes: implantación, software, consultoría, formación o mantenimiento.

Definir fases estándar, hitos obligatorios, calendarios, campos personalizados e informes comunes.

Incorporar nomenclatura, codificación, owners, riesgos y criterios de actualización.

Crear checklist de calidad antes de aprobar un plan de proyecto.

Establecer reglas sobre línea base, cambios, seguimiento y cierre.

Diseñar estándares para PMO sin eliminar flexibilidad necesaria por tipo de proyecto.

Crear biblioteca de vistas, tablas, filtros, informes y plantillas reutilizables.

Evitar que cada proyecto empiece desde cero y repita errores ya conocidos.

Documentar guía corporativa de uso de Microsoft Project.

Realizar ejercicio de construcción de plantilla corporativa para proyectos recurrentes.

Analizar alternativas para reducir plazo sin comprometer calidad o viabilidad.

Aplicar fast tracking cuando pueden solaparse tareas con riesgo controlado.

Aplicar crashing cuando se añaden recursos para reducir duración de actividades críticas.

Evaluar impacto de cambios sobre ruta crítica, coste, capacidad y riesgo.

Comparar escenarios de planificación antes de presentar opciones a dirección.

Identificar tareas candidatas a automatización, paralelización, simplificación o eliminación.

Revisar dependencias artificiales que alargan innecesariamente el proyecto.

Preparar informe de alternativas con plazo, coste, riesgo y recomendación.

Evitar prometer fechas aceleradas sin justificar impacto y supuestos.

Realizar ejercicio de compresión de cronograma con comparación de escenarios.

Exportar información de Project para análisis complementario en Excel.

Preparar datos limpios para reporting de tareas, recursos, costes, hitos y desviaciones.

Conectar información de proyectos con Power BI cuando la licencia y arquitectura lo permiten.

Crear indicadores de cartera: avance, retraso, coste, carga, hitos, riesgos y salud del proyecto.

Diseñar modelos de datos sencillos para reporting de proyectos.

Evitar duplicar cálculos manuales que ya están en Project o en la fuente corporativa.

Crear reportes para dirección con datos consolidados y visualizaciones útiles.

Revisar limitaciones de exportación, actualización y gobierno de datos.

Definir ownership de informes y periodicidad de actualización.

Realizar ejercicio de exportación y construcción de dashboard básico de proyecto.

Identificar planes imposibles de mantener por exceso de detalle, fechas manuales o falta de responsables.

Revisar errores frecuentes en dependencias, calendarios, asignaciones, líneas base y seguimiento.

Definir frecuencia realista de actualización del plan.

Establecer responsabilidades: quién actualiza tareas, quién valida avance y quién aprueba cambios.

Crear criterios para cerrar tareas, aceptar entregables y mover hitos.

Revisar calidad del plan antes de compartirlo con dirección o cliente.

Evitar usar Project como simple dibujo de Gantt sin lógica de planificación.

Crear checklist de gobierno para planes activos.

Incorporar lecciones aprendidas al cierre del proyecto.

Realizar ejercicio de auditoría de un plan mal construido y propuesta de mejora.

Crear un proyecto corporativo completo desde cero con Microsoft Project.

Definir contexto, alcance, objetivos, entregables, restricciones, supuestos y calendario base.

Construir EDT con fases, tareas, hitos, paquetes de trabajo y criterios de finalización.

Configurar dependencias, adelantos, retrasos, restricciones justificadas y ruta crítica.

Crear calendarios de proyecto y recursos con festivos, jornadas y excepciones.

Añadir recursos humanos, materiales, costes, tarifas, disponibilidad y asignaciones.

Resolver sobreasignaciones mediante ajustes manuales, nivelación y decisiones de capacidad.

Configurar costes, presupuesto, trabajo previsto y análisis económico por fase.

Guardar línea base del proyecto aprobado.

Simular avance real con tareas completadas, retrasos, costes reales y trabajo restante.

Analizar desviaciones de plazo, coste, trabajo, ruta crítica y recursos.

Registrar riesgos, incidencias, cambios y decisiones vinculadas al cronograma.

Crear vistas personalizadas para equipo, dirección, PMO y control financiero.

Diseñar informes visuales con hitos, desviaciones, tareas críticas, recursos y costes.

Exportar información a Excel o preparar dashboard complementario si el entorno lo permite.

Crear una versión colaborativa o resumida del seguimiento para Planner, Teams o SharePoint.

Preparar escenario alternativo de compresión del calendario con impacto en coste y riesgo.

Documentar reglas de actualización, governance, owners y procedimiento de seguimiento.

Presentar el proyecto final con cronograma, línea base, desviaciones, riesgos, recursos, costes e informe ejecutivo.

Entregar plantilla reutilizable y recomendaciones para aplicar Microsoft Project en la organización.